Manual da Comissão de TCC

Este manual explica como preparar a documentação para gerenciamento dos Trabalhos de Conclusão de Curso. Destina-se aos professores que fazem parte da Comissão de TCC do curso de Jornalismo da UFSM/Frederico Westphalen.

O principal documento de gerenciamento do TCC é a planilha TCC_planilha_universal com os seguintes dados na tabela TCC1:

• Nomes do aluno
• Título do trabalho
• Palavras-chave
• Resumo
• Tratamento do orientador (“o professor/a professora”)
• Nome do orientador
• Tratamento do avaliador 1
• Nome do avaliador 1
• Tratamento do avaliador 2
• Nome do avaliador 2
• Data da banca
• Hora da banca
• Sala da banca

A tabela TCC 2 da planilha tem os mesmos campos, mas no  campo Nomes haverá uma lista de todos os integrantes de cada grupo separados por vírgula.

É nesta planilha que devem ser registrados todos os dados referentes aos TCCs.

Esta planilha será usada para gerar, pelo recurso de “mala direta” (mail merge) do LibreOffice, os seguintes documentos:

• As atas de defesa
• Os certificados dos  orientadores (Certificado bancas 2012-1-Orientador-modelo)
• Os certificados de participação em banca dos orientadores (Certificado bancas 2012-1-Orientador-banca-modelo)
• Os certificados de participação em banca dos avaliadores 1 (Certificado bancas 2012-1-Avaliador-1-modelo)
• Os certificados de participação em banca dos avaliadores 2 (idêntico ao anterior) (Certificado bancas 2012-1-Avaliador-2-modelo)

Todos estes documentos estão lincados à planilha. Portanto, não poderá haver mudança de nome de arquivo, nome de tabelas ou nome das colunas (campos do banco de dados), ou o linque será perdido.

Relincando documentos à planilha

Ao se copiar os documentos e a planilha para um novo computador, a planilha deve ser registrada novamente como um banco de dados do LibreOffice. Clica-se duas vezes no primeiro campo de dados de qualquer documento (<Tratamento>, por exemplo). Se abrirá a janela de diálogo do LibreOffice:

Clica-se em “Procurar”, escolhe-se o arquivo de planilha, carrega-se e escolhe-se, nesta planilha, o campo desejado. No exemplo, é o campo “Tratamento”.

Com isto, a planilha é registrada como banco de dados para qualquer documento LibreOffice. Isto é feito apenas uma vez. A partir daí, todos os documentos restantes reconhecerão a planilha como fonte dos dados.

Geração dos documentos

Uma vez atualizado o texto de cada documento (mudança de datas, nome do coordenador, chefe de departamento, por exemplo), os documentos-modelo devem ser “impressos”. Na verdade, eles não serão impressos nesse momento. O LibreOffice emitirá um aviso de que há campos de banco de dados. Responda “Sim”:

Aparecerá a janela de opções de impressão de “carta-formulário”:

Para propósitos de revisão, é mais adequado, em vez de imprimir, gerar um novo documento do LibreOffice com os campos do banco de dados mesclados com o modelo. Depois, a partir deste documento mesclado, gera-se um PDF que será, finalmente, impresso.